VN2021/005 SV -Asistente de Compras – G5 At International Organization for Migration

ABIERTO A CANDIDATOS INTERNOS Y EXTERNOS

(4 POSICIONES)

Título del puesto : Asistente de Compras

Lugar del puesto : San Salvador, El Salvador

Grado del puesto : G5

Tipo de Contrato : Contrato por Plazo Fijo- 1 Año

con posibilidades de extensión

Clausura de la convocatoria : 26.Mar.2021

Código de referencia : VN2021/005 SV

La OIM, creada en 1951, es la principal organización intergubernamental en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La labor de la OIM consiste en cerciorarse de una gestión ordenada y humana de la migración; promover la cooperación internacional sobre cuestiones migratorias; ayudar a encontrar soluciones prácticas a los problemas migratorios: y ofrecer asistencia humanitaria a los migrantes que lo necesitan, ya se trate de refugiados, de personas desplazadas o desarraigadas.

La OIM está comprometida en promover un ambiente diverso e inclusivo. Se alienta decididamente la candidatura de mujeres.

CONTEXTO Y ALCANCE INSTITUCIONAL:

Bajo la supervisión directa del Analista Senior de Contabilidad, Coordinador de Compras y la supervisión general del RMO y Coordinador Nacional de Proyecto, la persona Asistente de Compras será responsable de desempeñar las siguientes funciones, relacionadas principalmente al Programa Respuestas Integrales a la Migración Centroamericana.

RESPONSABILIDADES:

• Realizar las actividades de adquisiciones y brindar apoyo de primera línea, orientación técnica y capacitación en el país con respecto a las políticas, normas y reglamentos de la OIM relacionados con las adquisiciones y la cadena de suministro, además de velar por el cumplimiento de las normas de los donantes sobre origen y nacionalidad de los bienes, así como los topes máximos para compras locales.
• Asistir en la gestión del ciclo de adquisiciones, incluida la definición de necesidades, la planificación de adquisiciones, la investigación de mercado, la emisión de ofertas, la evaluación de ofertas y la evaluación del desempeño del proveedor de acuerdo con las normas de adquisiciones de la OIM y en coordinación con la Unidad Global de Adquisiciones y Suministros, según sea necesario.
• Realizar las compras de materiales, suministros, repuestos, mobiliario y equipos, de acuerdo con las especificaciones y características proporcionadas por el solicitante, ajustándose al presupuesto y cumpliendo con el procedimiento definido por la OIM y el donante respectivo. Así como coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de estos.
• Obtener cotizaciones y preparar un cuadro comparativo con las opciones encontrada en el mercado, el cual será analizado y firmado por el Oficial de Programa para tomar la decisión de compra.
• Analizar las solicitudes de adquisición e iniciar el proceso de compra una vez se ha verificado que los formatos de “Solicitud de Adquisición” cumplan con los requisitos solicitados y que estén autorizados por el Oficial de Programa respectivo.
• Preparar informes de adquisiciones y logística con una estimación de entregas de grandes compras y presentarlas al programa sobre el estado de los procesos.
• Dar seguimiento a cada orden de compra hasta la entrega de los bienes incluyendo el seguro, transporte y control de recepción y coordinación para la elaboración de documentos de entrega y pago a los proveedores, manteniendo informado al personal relevante del proyecto y las finanzas sobre el estado de la entrega.
• Servir de enlace con las diferentes unidades y oficinas con respecto a las solicitudes y requisitos de adquisiciones y servicios, a fin de alimentar la planificación de adquisiciones y consolidar las necesidades generales de adquisiciones de la Oficina de País.
• Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos, velando por la seguridad de los mismos.
• Proporcionar a la persona responsable de inventario toda la información necesaria para la inclusión del bien adquirido dentro del sistema de inventario de la Organización.
• Mantener y actualizar los procesos en el sistema PRISM y en el aplicativo de compras en la intranet y hacer un seguimiento del estado de las órdenes de compra y mantener a los clientes informados sobre el tiempo estimado de entrega o cualquier cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas; verificar que toda la mercancía esperada se reciba de acuerdo con las especificaciones de Órdenes de Compra (PO) y que todas las mercancías estén en buenas condiciones.
• Ejecutar los procesos de adquisición de invitación directa, administrando la gestión de contratos legales, condiciones de pago, manejo de los contratistas, evaluación de desempeño y garantizando el pleno cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Compras de la Organización.
• Leer y dar trámite a la correspondencia del correo electrónico, referente a temas de la Unidad de compras. Así como atender a los proveedores en temas inherentes a las negociaciones, carteras vencidas, bloqueos de despachos por no pago, etc.
• Coordinar y participar en el proceso para la selección y calificación de proveedores según parámetros de calidad, oportunidad y precio definidas por la Organización.
• Participar en los comités de Compras a los que sea invitado y sugerir proveedores para establecer LTA (acuerdos a largo plazo) para obras, servicios y productos comúnmente requeridos; y apoyar la revisión de contratos y acuerdos para su presentación al Departamento Legal.
• Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.

Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el jefe de la Unidad de Compras, el oficial de Administración de Recursos de la OIM o el Coordinador(a) Nacional de Proyecto.

EDUCACION Y EXPERIENCIA:

· Título Universitario en Administración de Empresas o carreras afines será una ventaja con al menos tres años de experiencia profesional en áreas relevantes a la administración.

· Diploma de Secundaria con al menos 5 años de experiencia relevante en el área administrativa, compras y logística.

· Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, Project).

· Excelentes habilidades de negociación y contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliarios, equipos y otros.

· Conocimiento en SAP una ventaja

· Habilidades en contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliario, equipos, entre otros.

· Experiencia trabajando en cualquier sistema de la ONU o en cualquier organización multicultural es una ventaja.

HABILIDADES

• Alcanza sus objetivos en situaciones difíciles.

• Efectivamente coordina acciones con los socios implementadores.

• Trabaja efectivamente con autoridades locales, socios, beneficiarios y la comunidad en general para avanzar en los objetivos de las oficinas de país o regionales.

IDIOMAS:

Excelente manejo del español, tanto escrito como oral.

Inglés fluido, tanto escrito como oral, será una ventaja

COMPETENCIES:

Valores:

Inclusión y respeto por la diversidad: respeta y promueve las diferencias individuales y culturales; fomenta la diversidad y la inclusión siempre que sea posible.

• Integridad y transparencia: mantiene altos estándares éticos y actúa de manera consistente con los principios / reglas organizacionales y estándares de conducta.

• Profesionalismo: demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida y ejerce un juicio cuidadoso al enfrentar los desafíos del día a día.

Competencias básicas: indicadores de comportamiento nivel 1

• Trabajo en equipo: desarrolla y promueve la colaboración efectiva dentro y entre unidades para lograr objetivos compartidos y optimizar resultados.

• Entrega de resultados: produce y entrega resultados de calidad de manera oportuna y orientada al servicio; está orientado a la acción y comprometido con el logro de los resultados acordados.

• Gestionar y compartir conocimientos: busca continuamente aprender, compartir conocimientos e innovar.

• Rendición de cuentas: asume la responsabilidad de lograr las prioridades de la Organización y asume la responsabilidad de la propia acción y el trabajo delegado.

• Comunicación: fomenta y contribuye a una comunicación clara y abierta; explica asuntos complejos de una manera informativa, inspiradora y motivadora